Kontinuierlicher Verbesserungsprozess und Selbstbewertung

Eine Selbstbewertung ist eine Schlüsselmethode auf dem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung. Ständige Verbesserung ist die Herausforderung, der sich alle Organisationen im öffentlichen oder privaten Sektor stellen müssen. Ressourcenknappheit, zunehmende Kundenanforderungen und Service-Anforderungen, technologischer Fortschritt und die zunehmende Verfügbarkeit von Information führen dazu, dass Organisationen gezwungen sind, mehr und bessere Serviceleistungen anzubieten, um die Kundenanforderungen zu erfüllen (besser: zu übertreffen) und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Viele Organisationen haben schon einmal Verbesserungs- oder Qualitätsinitiativen durchgeführt, die misslungen sind. Viele solcher Initiativen geraten schnell ins Stocken oder werden verworfen, bevor sie ihren Zweck erfüllt oder ihr Ziel erreicht haben, oftmals ersetzt durch einen neuen Versuch oder eine neue Methode. Konsequenterweise werden Verbesserungsinitiativen dann nur als eine Laune angesehen und es ist kein Wunder, dass Organisationen und Mitarbeiter müde werden und skeptisch bezüglich des möglichen Erfolgs. Wenn Verbesserungsmaßnahmen angegangen werden als eine Serie von Initiativen, die gestartet und gestoppt werden können oder die einfach untergehen, kann dies eher als eine zusätzliche Bürde angesehen werden denn als das, was sie sind, nämlich zentral für den Erfolg der Organisation. Viele Organisationen haben erkannt, dass es besser ist, einen kontinuierlichen Fokus auf Durchführung beizubehalten und zu unterstützen, als immer wieder neue Initiativen einzuleiten, um Herausforderungen anzupacken. Sporadischer oder unterbrochener Blick auf die Verbesserung kann bedeuten, dass Organisationen es unterlassen, sich um Fortschritte oder Möglichkeiten für Verbesserung zu kümmern, bis es zu spät ist.

Dauernde Verbesserung erhält den Schwung und den Antrieb für die Leistungsverbesserung aufrecht. Der klassische Qualitätskreis „P-D-C-A“ kann eingebettet werden in Planungsprogramme, um sicherzustellen, dass der KVP wesentlicher Bestandteil in den Abläufen des Betriebes wird. Schlechte Leistungen sind selten das Ergebnis eines isolierten Ereignisses oder Missverständnisses. Viel häufiger sind sie das Resultat von unzureichenden oder überholten Managementanordnungen oder Prozessen. Was im vergangenen Jahr noch richtig war, kann heute schon nicht mehr effektiv sein.

Der Kontinuierliche Veränderungsprozess verlangt einen Wechsel in der Kultur und Handlungsweise in Organisationen. Selbstbewertungen können helfen, dies zu erreichen, weil sie neue Möglichkeiten für Engagement und Teilnahme eröffnen. Es ist also oftmals weniger peinlich für Führungskräfte, Organisationsschwächen selbst zu identifizieren und zu korrigieren, als wenn dies durch Außenstehende für sie erledigt wird. Dies kann die Dauer abkürzen zwischen dem Erkennen eines Problems oder einer Chance und dem Beginn einer Handlung.

Es gibt 5 wesentliche Fragen, um die sich die Führung kümmern muss bei der Planung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses:

► was wollen wir erreichen?                                  ► können wir besser werden?

► warum wollen wir es erreichen?

► wie wollen wir vorgehen?

► erreichen wir unsere Ziele?

Die Führung muss zeigen, dass sie sich diese Fragen ständig stellt und handelt aufgrund der erlangten Erkenntnisse.

Kontinuierliche Verbesserung erfordert erhebliches Engagement und „Schwung“, damit der Prozess nach anfänglichen Erfolgen auch weiter gedeiht. Dies gelingt mit hoher Wahrscheinlichkeit, wenn folgendes erfüllt ist:

► es gibt einen Fokus und klare Ziele

► es werden Anstrengungen gemacht zur Einführung und Aufrechterhaltung der Einbeziehung von Mitarbeitern quer durch die Organisation

► effektive Mess- und Prüfmethoden sind eingeführt, die sicherstellen, dass Ergebnisse überprüft werden können und dass Veränderungen am richtigen Platz erfolgen

Selbstbewertung trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei, indem sie eine strukturierte Möglichkeit bietet, Leistung zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.