Integrierte Managementsysteme

Integriertes Dokumentationssystem

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, neben einem QM-System nach ISO 9001 weitere Managementsysteme einzuführen. In den meisten Fällen handelt es sich um ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 und/oder um ein Arbeitsschutzmanagementsystem. Die daraus resultierenden Managementsysteme werden als integrierte Managementsysteme (IMS) bezeichnet. Ein IMS beinhaltet somit Methoden und Instrumente zur Erfüllung von Anforderungen aus verschiedenen Normenbereichen in einer einheitlichen Struktur. Wenn Sie einmal die eigenen Prozesse für Ihr QM-System erfasst und beschrieben haben, dann können Sie diese Beschreibungen mit wenig Aufwand auch z.B. für ein Umwelt-, Arbeitsschutz- oder Risikomanagementsystem erweitern. Die entstehenden Synergien helfen letzlich signifikant dabei, Geld und Zeit zu sparen und Aufwände zu reduzieren. Es macht daher Sinn, alle im Unternehmen erforderlichen Managementregelungen in einem in sich geschlossenen Sammelwerk festzulegen und nach einheitlichen Gestaltungsregeln zu erstellen.

Beachten Sie aber: systemrelevante Fehler sind reichlich vorhanden!

Wenn Sie unterschiedliche Managementsysteme bzw. deren Kernelemente nicht systematisch miteinander verbinden, ergeben sich daraus für Sie und Ihre interessierten Parteien viele unerwünschte Nebenerscheinungen, z.B. Schnittstellenprobleme, Informationsverluste,Informationslücken, doppelte oder unklare Verantwortlichkeiten, doppelte Dokumentationen, unterschiedliche Auditzyklen etc. Dies kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter die einzelnen Systeme ablehnen. Deshalb ist es wichtig, die fachspezifischen Systeme zu einem sinnvollen Gesamtsystem zusammenzufassen. Die Verknüpfung der erforderlichen Regelungen zu Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz und anderer Managementbereiche führt zu beträchtlichen Synergieeffekten bei der Betreuung und Fortentwicklung des integrierten Managementsystems sowie bei seiner Anwendung in den Fachbereichen des Unternehmens. Diese Zusammenfassung in einem Regelwerk bedeutet jedoch keine zentralistische Ausrichtung des Managementsystems, weil die Zuständigkeit und Verantwortung für die einzelnen Regeln bei den Fachbereichen und Prozesseignern verbleibt. Lediglich die Koordination und Überwachung des Gesamtsystems erfolgt in unmittelbarer Zuständigkeit der Geschäftsführung durch entsprechende Beauftragte.

Ohne Strategie geht es nicht!

Anforderungen an Managementsysteme der unterschiedlichsten Art dürfen sich nicht widersprechen, ansonsten wäre mit erheblichen Problemen in der Umsetzung zu rechnen, schlimmstenfalls führt es zu einem Akzeptanzverlust. Die heute überwiegend angewendeten Normen und Standards sind alle kompatibel und lassen sich in bestehende Systeme problemlos integrieren. Aktuelle Beispiele sind die Revisionen der ISO 9001 und ISO 14001 und der bald freigegebenen ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagementsystem, voraussichtlich 2018). Diese Normen zeigen nach erfolgter Revision die gleiche Struktur, nämlich die sog. „high level structure“. Dies erleichtert die Zusammenführung in einer QM-Dokumentation  ganz erheblich.