Effektives Meeting-Management

Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie  bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen gute Grundsätze für die Gestaltung der Tagesordnung anwenden können.

Ein Treffen ist die teuerste Art der Kommunikation, der Problemlösung und/oder der Entscheidungsfindung in der dafür aufgewendeten Zeit. Es erscheint daher vernünftig, dass Sie  alles in Ihrer  Macht Stehende tun, um sicherzustellen, dass die Vorbereitung, Gestaltung und Durchführung dieser Sitzungen angemessen und erfolgreich sind.

Auf folgende Punkte gehen wir kurz ein:

1. Einige gängige Praktiken von “nicht so erfolgreichen” Treffen
2. Eine Vorlage zur Unterstützung bei der Gestaltung von Tagesordnungen
3. Beschreibungen, die die Abschnitte innerhalb der Vorlage unterstützen
4. Beispiele für Besprechungen, die zuvor mit der Vorlage abgehalten wurden
5. Fragebogen zur Beurteilung der Wirksamkeit von Sitzungen (folgt im nächsten Beitrag!)

Einige gängige Praktiken von “nicht so erfolgreichen” Treffen

→ Der Meeting-Leiter dominiert statt zu unterstützen

→ Dokumente und Teilnehmerunterlagen werden durchgelesen

→ Langwierige Diskussion mit unklarer Zielsetzung

→ Problemlösung statt Informationsbeschaffung

→ Struktur erstickt die Beitragsfreiheit

→ der Meetingleiter führt Protokoll

→ Protokolle zu detailliert, Aktionen nicht klar

→ Ungenügende Benachrichtigung zur Vorbereitung einer Sitzung

→ Beginn und Ende zu spät

→ zu langes Treffen

→ Tagesordnung nicht variiert

→ Einzelnen Teilnehmern ist unklar, was von ihnen erwartet wird

→ Zweck des Treffens nicht klar

→ Beherrschung durch eine oder zwei Personen

→ Lieblingsthemen  und emotionale Themen dominieren (z.B. Autos, Bezahlung, Parken, Gewerkschaften, Persönlichkeiten und Medien).

→ Der Unterschied zwischen strategischer und operativer Diskussion wird nicht verstanden

Wenn die obigen Ausführungen beschreiben, wie Ihre Besprechungen durchgeführt werden, dann besteht eine der besten Möglichkeiten, die Effizienz, das Zeitmanagement und die Kommunikation zu verbessern, darin, in die Schulung Ihrer Führungskräfte in Besprechungsfähigkeiten zu investieren, deren Grundsätze hier beschrieben werden.

Vorlage für Sitzungsmanagement

(eine Vorlage zur Unterstützung bei der Gestaltung von Tagesordnungen)

Meeting: ____________________________________

Tagungsort: __________________________________

 

Zeit	Tagesordnungs-punkt	Zweck und/oder Ergebnisse	Prozess	Prozesseigner	Vorbereitung	Maßnahmen

 

Effektives Sitzungsmanagement: Beschreibungen zur Unterstützung der Abschnitte innerhalb der Vorlage

Meeting: Geben Sie dem Treffen eine klare Identität. Es ist erstaunlich, wie viele Lenkungsgruppen, Direktoren und Einsatzsitzungen es gibt.

Veranstaltungsort. Wie viele von uns sind schon am falschen Ort erschienen oder eilten in letzter Minute umher und fragten, wo das Treffen stattfindet?

Klärung der Rollen: Die Sitzungsleitung wird in der Regel lange im Voraus zwischen dem Vorsitzenden und dem Moderator (falls vorgesehen) bei der Gestaltung der Tagesordnung geklärt. Andere Rollen wie Protokollführer oder weitere Moderatoren sind alle Teil der Sitzungsvorbereitung.

Die Start- und Endzeit muss klar sein und beachtet werden, da andernfalls erhebliche Verschwendung (Kosten) entsteht, wenn auf Sitzungsteilnehmer gewartet werden muss; wenn die Endzeiten nicht angegeben oder eingehalten werden, werden Zeitmanagement und Planung für alle nachfolgenden Tätigkeiten  beeinträchtigt.

Zeitplanung von Tagesordnungspunkten. Dies ist einer der schwierigsten Aspekte. Sie fordert die Person, die die Tagesordnung zusammenstellt, dazu auf, genau zu überlegen, was genau damit erreicht werden soll und wie es während des Treffens gehandhabt werden soll. Sie teilt auch dem Rest der Gruppe mit, welchen Grad an Debatte oder Betonung der Tagesordnungspunkt aus der Sicht des Betroffenen  erfordert. Die Zeitvorgaben sind in der Regel nur ein Indikator, und in der Regel ist eine gewisse Flexibilität erforderlich.

Titel (Tagesordnungspunkte) Klärung der Identität des Themas

Zweck Geben Sie an, warum der Tagesordnungspunkt auf der Tagesordnung steht – es könnte zum Beispiel sein:

zustimmen/diskutieren/debattieren/ Informationen geben/ Ursachen für bestimmte Probleme erkennen/ Verantwortung/Verpflichtung übernehmen/Verständnis fördern/Bestandsaufnahme des Fortschritts/ Pläne oder Überlegungen entwickeln/ neue Ideen oder Konzepte einführen/ neue Politik vorschlagen

Prozesseigentümer: Die Namen von wenigstens einer oder zwei Personen müssen bei jedem  Thema stehen, um anzugeben, wer das größte Interesse an diesem zu erörternden Thema hat. Sie können auch die Person sein, die die Diskussion leitet

Ablauf: dies ist der am meisten vernachlässigte Bereich bei der Gestaltung von Tagesordnungen. Die meisten Tagesordnungen bestehen aus Listen von Diskussionspunkten. In diesem Abschnitt werden die Ersteller der Agenda  aufgefordert, die Art und Weise, wie Agenda-Punkte behandelt werden, genau zu beachten und damit der Tatsache Rechnung zu tragen, dass die meisten von uns eine optimale Aufmerksamkeitsspanne von 40 Minuten haben und etwas anderes tun müssen, wenn wir uns zu 100 % konzentrieren wollen. Viele Sitzungen dauern länger als 2 Stunden, was wahrscheinlich bedeutet, dass wichtige Entscheidungen dann getroffen werden, wenn einzelne Personen am wenigsten effektiv sind. Es muss andere Wege geben, um den Zweck eines Tagesordnungspunktes zu erreichen, als Informationsvermittlung und/oder Diskussion – einige darunter können sein:

→ Brainstorming

→ Ursache-Wirkungs-Analyse (oder eine andere Technik verwenden)

→ Präsentation

→ Diskussion in Kleingruppen und Rückmeldung

→ individuelle Reflexion und Rückmeldung (mit Beantwortung von Fragen)

Brainstorming-Fragen und Auswahl der drei wichtigsten/kritischen Fragen

→ Feedback zu Schlüsselfragen von Einzelpersonen

→ Vorab-Lesen relevanter Papiere

→ strukturierte Problemlösung

Wir sind sicher, dass es noch viele andere kreative Wege gibt, um die Mitwirkung und Beteiligung der Menschen zu erreichen bzw. aufrecht zu erhalten.

Vorbereitung. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn vorab das Lesen  relevanter Papiere erforderlich ist. Es ist sehr schwierig, ein während einer Tagung präsentiertes Papier zu lesen und ihm gerecht zu werden. Indem man Teilnehmer dazu ermutigt, vorab über jeden einzelnen Punkt nachzudenken, können sie dann auch in der Lage sein, relevante Daten/Informationen, die sie vor dem Treffen gesammelt haben, beizutragen oder aufzubereiten.  Vorbereitung verlangt, dass die Tagesordnung mit genügend Zeit zur Beratung der Mitglieder verschickt wird.

Maßnahmen: Dieser Abschnitt kann leer gelassen und als Abschnitt verwendet werden, in dem Einzelpersonen im Verlauf des Treffens die mit den einzelnen Punkten verbundenen Maßnahmen aufzeichnen können.

Zusammenfassung der Sitzung: Die Anwendung neuer Techniken und die Entwicklung einer lernenden Organisation sind beides wichtige Aspekte des kontinuierlichen Verbesserungs-prozesses. Eine Rückmeldung kann für jede Sitzung erfolgen, wenn ein ständiger Tagesordnungspunkt für z.B. 10-15 Minuten am Ende sich darauf konzentriert, wie gut die Sitzung in Bezug auf den Verlauf war:

■ Inhalte – haben wir unsere Ziele erreicht und uns an die Agenda gehalten?

■ Interaktion – wie gut haben wir zugehört, Fragen gestellt und uns beteiligt?

■ Ablauf – wie gut wurde der Vorsitz geführt und/oder moderiert? Hat das Format der Tagesordnung funktioniert und gibt es andere Möglichkeiten, wie wir die Art und Weise, wie wir uns treffen, verbessern können?

Leistungsüberprüfung: In regelmäßigen Abständen wird es wichtig sein, dass die eingerichteten Arbeitsgruppen und Ausschüsse ihre Bezugspunkte und Ziele überprüfen. Durch die Überprüfung ihrer Leistung, um eine Anpassung an die Bedürfnisse der Organisation/des Unternehmens zu gewährleisten, wird sichergestellt, dass das Treffen in einem sich schnell verändernden Umfeld nicht zu einer Belastung für die Ressourcen wird.

Im Folgenden wird die Tagesordnung für ein Team zur Vorbereitung auf die Leitung eines Managemententwicklungsprogramms entworfen. Sitzungen, die länger als eine Stunde (in diesem Fall 4 Stunden) dauern, müssen kreative Gestaltungsmöglichkeiten haben, um eine optimale Aufmerksamkeit zu gewährleisten.

Team-Sitzung zur Erarbeitung des Entwurfs für ein Management-Entwicklungsprogramm

 

Meeting: 1.Februar 20XX  13:50 bis 18:00

Tagungsort: Konferenzraum 1. Etage Verwaltung

 

Zeit	Tagesordnungs-punkt	Zweck und/oder Ergebnisse	Prozess	Prozess-eigner	Vorbereitung
13:50	Optimales Arbeitsklima	das Arbeitsklima zu gestalten und zu vereinbaren	Gruppen-Brainstorming – die Bedeutung des Klimas in Bezug auf Verhaltensweisen und Fähigkeiten, Werte, Qualitäten usw. locker umreißen.	FA	Teammitglieder denken darüber nach, was optimales Arbeitsklima für sie bedeutet
14:10	Präsentation HM	Konsolidierung der früheren Übung; Begründungen	PowerPoint-Präsentation – die Diskussion umgestalten/verändern um sie den Teilnehmern vorzustellen?	RM	für die Aufstellung von Projektor und Leinwand sorgen (Verbindung mit Laptop)
14:30	das MEP Management-Entwicklungs-Programm	einen Überblick über das gesamte Programm zu geben	die Gliederung vorstellen und die Schlüsselelemente erklären	MW	eine Zeitstrahl-übersicht vorbereiten
15:00	Pause				Erfrischungen
15:30	ein Modell für Veränderungen und Problemlösung	das Modell als Grundlage für die Gestaltung	Präsentation und Diskussion		bringen Sie entsprechende Unterlagen mit
16:00	Beratung	Klärung der Rolle des Spitzenteams im MEP + kurzer Input zu Zuhör- und Feedback-Fähigkeiten	Vorschlagsliste der Schlüsselfragen, die vor, während und nach dem Programm zu stellen sind	GH MW	Überprüfung der bestehenden persönlichen Entwicklungspläne Ihres Teams
16:45	Führung	den Beitrag der Führung im MEP zu umreißen und zu erfahren	das Führungsverhalten in das Kompetenzprofil einführen, dann den Fragebogen ausfüllen	GH MW RM	über Ihren eigenen Führungsstil und seine Wirksamkeit nachdenken
17:30	Teamarbeit	die Ergebnisse des Fragebogens zu überprüfen	Ergebnisse herausgeben – Überprüfung im Kontext der Arbeitsweise dieses Teams	MW	füllen Sie Ihren Fragebogen aus und erläutern Sie die Ergebnisse
18:00	Überprüfung/Ab-schluss	alle Fragen/Bedenken/Hoffnungen zu diskutieren	Offenes Forum	GH

 

 

Um Ihre Treffen zu überprüfen, lassen Sie jedes Mitglied den folgenden Fragebogen ausfüllen. Stellen Sie die Ergebnisse zusammen, vergleichen und diskutieren Sie die verschiedenen Wahrnehmungen – die vereinbarten Schlüsselbereiche für Verbesserungen.