Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess in Ihrem QM-System

Hauptthema in der Qualitätsmanagementwelt ist aktuell die Revision verschiedener ISO-Normen. Auf hunderten Webseiten im Internet erhalten Sie Hinweise, was neu ist an diesen Normen, worauf Sie achten müssen, wie Sie diese Neuheiten in Ihrem QMS umsetzen und welchen Nutzen Sie davon haben. Hunderte von QM-Beratern bieten Ihnen ihre Hilfe an bei der Umsetzung der neuen Normen. Hunderte Newsletter haben nur dieses Thema zum Inhalt, Hunderte Schulungen und Seminare werden angeboten. Natürlich sind wir auch bei der Implementierung der Normforderungen in QM-Systeme tätig, wir wollen jedoch nicht den 300sten oder 400sten Beitrag zu diesem Thema anbieten, sondern wir haben uns die Verbesserung und Weiterentwicklung bestehender QM-Systeme auf die Fahnen geschrieben (wenn gewünscht, bis zum TQM). Deshalb bezieht sich unser nachstehender Beitrag nicht auf die Einführung neuer oder Anpassung vorhandener Systeme, sondern er hat erst einmal allgemeine Ausführungen zur ständigen Verbesserung zum Inhalt. Nach diesen allgemeinen Ausführungen werden wir in weiteren Beiträgen auf die einzelnen Bausteine des KVP etwas näher eingehen. Wir übernehmen jedoch keine Garantie für die Vollständigkeit und die Wirksamkeit der aus unserer Sicht erforderlichen Prozesse. Es ist unsere Sicht der Dinge, die sich aus unserer Beratungstätigkeit ergeben hat; sie kann durchaus von der allgemein herrschenden Ansicht abweichen, was zum KVP gehört.

Ständige Verbesserung : ja – aber nicht um jeden Preis!

Die ständige Verbesserung der Gesamtleistung einer Organisation stellt ein dauerndes Ziel der Organisation dar – dies ist einer der Grundsätze des Qualitätsmanagements. Mit einem Qualitätsmanagementsystem, das sich auf die Umsetzung der DIN EN ISO 9001 beschränkt, ist dieses Ziel nicht zu erreichen. Wie bereits mehrmals in unseren Beiträgen erwähnt, behandelte die „alte“ ISO 9001 nur bestimmte Tätigkeiten von Unternehmen, die mit der Darlegung zu tun hatten, Produkte und/oder Dienstleistungen zu liefern, die mit den Kundenforderungen konform sind. Ganze Funktionsbereiche von Unternehmen wurden in der ISO nicht angesprochen, die jedoch wesentlich zu Ihrem unternehmerischen Erfolg beitragen. Zudem befassen sich die in der ISO 9001 behandelten Prozesse nur mit der „Wirksamkeit“ dieser Tätigkeiten, aber nicht mit der „Wirtschaftlichkeit“ oder der „Effizienz“. Erst die neue ISO 9001 hat entdeckt, dass für den Erfolg Ihres Unternehmens die Zufriedenheit aller „interessierten Parteien“ eine wichtige Rolle spielt.

Die genau definierte, begrenzte Rolle der ISO 9001 hat wenig zu tun mit dem unternehmerischen Gesamterfolg!

Aber zurück zum KVP!

In der Normenreihe ISO 9001 heißt es sogar: im Vergleich zur ISO 9001 gibt ISO 9004 Anleitungen zu einem erweiterten Bereich von Zielen eines QMS, um insbesondere die Gesamtleistung, Effizienz und Wirksamkeit einer Organisation ständig zu verbessern.

Die DIN EN ISO 9001 beschränkt sich auf die Forderung, die Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-systems kontinuierlich zu verbessern und Maßnahmen zu treffen, um eine ständige Verbesserung der erforderlichen Prozesse zu erreichen (DIN EN ISO 9001:2008 Abschnitt 4.1).An anderer Stelle ist zu lesen, dass die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems durch den Einsatz der Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Auditergebnisse, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen sowie Managementbewertung ständig verbessert werden soll (DIN EN ISO 9001:2008 Abschnitt 8.5.1)

Ist nun die ständige Verbesserung der Prozesse zusätzlich zur Verbesserung der Wirksamkeit des Systems gefordert oder ist dies ein und dieselbe Forderung, nur unterschiedlich ausgedrückt? Die Antwort lautet: Instrumente sollen auf das Gesamtsystem angewendet werden und nicht auf einzelne Prozesse und ohne Berücksichtigung der Zusammenhänge. Entstehende Maßnahmen werden dann auf der Ebene der Prozesse umgesetzt, entscheidend ist aber, dass mit den Maßnahmen eine Verbesserung des Gesamtsystems erreicht wird. Allerdings trifft die Annahme nicht zu, dass die maximale Verbesserung aller einzelnen Prozesse zur maximalen Verbesserung des gesamten Systems führt. Wechselwirkungen sind dafür verantwortlich, dass die Angelegenheit etwas komplexer ist.

Lassen Sie uns in diesem Zusammenhang einen kleinen Abstecher machen zu Eliyahu Goldratt und seiner „Theory of Constraints“, in der er verblüffend einfache Gedankengänge zu diesem Systemverständnis beisteuert. Der Begriff „Constraint“ entstammt der Systemtheorie. Ein System ist eine Gesamtheit voneinander abhängiger Funktionen, die Input zu Output verarbeiten. Ein „Constraint“ ist einer der ganz wenigen Faktoren, welche die Leistung eines Systems begrenzen: ein Engpass oder das schwächste Glied der Kette. Die Fähigkeit einer Kette, Kraft zu übertragen, ist begrenzt durch die Stärke des schwächsten Glieds. Will man die Leistungsfähigkeit der Kette erhöhen, gibt es genau diese eine Stelle, an der man das bewirken kann. Alle anderen Kettenglieder kann man zwar ebenfalls verstärken, das führt aber zu keiner Steigerung in der Leistungsfähigkeit der Kette. Nur mit der Verstärkung des schwächsten Glieds kann man die Gesamtleistung verbessern. Die ToC wendet diese Erkenntnisse auf soziale Systeme an und nutzt diese Constraints als Ansatzpunkte für wirkungsvolle Veränderungen, dort wird die größte Hebelwirkung erzielt: Veränderungen am Engpass beeinflussen das gesamte Unternehmen.

Aber zurück zum eigentlichen Thema.

Ein effizienter Prozess der ständigen Verbesserung

Überträgt man diesen Gedankengang auf Organisationen, gibt es dort ebenfalls zu jeder Zeit einen Prozess, der die Beschränkung für die Gesamtleistung des Systems darstellt. In den meisten Fällen wird es genügen, eben dieses schwächste Glied in der Prozesskette zu identifizieren und zu verbessern, in anderen Worten also, die aktuelle Beschränkung aufzulösen, um zu einer Steigerung der Gesamtleistung zu kommen. Wenn Sie diese Schritte der Identifizierung und Auflösung der Beschränkung wiederholen, gelangen Sie zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Gesamtleistung Ihres Systems. Wenn Sie sich ausschließlich auf die jeweils aktuelle Beschränkung konzentrieren, erreichen Sie 2 Vorteile: einerseits erreichen Sie mit dem geringstmöglichen Einsatz von Mitteln den größtmöglichen Erfolg, andererseits erhalten Sie, wenn Sie immer genau eine Komponente des Systems verändern auch eine genaue Information darüber, welchen Einfluss genau diese eine Komponente auf die Gesamtleistung Ihres Systems hat.

 

In weiteren Beiträgen werden wir auf die Bausteine eines KVP eingehen.