Unser Konzept

Immer wieder beobachten wir bei unseren Terminen, dass bei der Einführung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines QM- und UM-Systems oftmals eklatante Fehler gemacht werden, die zu Unzufriedenheit und Demotivation bei den Beteiligten führen.

Unabhängig von der Zielrichtung können bei der Einführung und Zertifizierung eines QM/UM-Systems zwei Fehlerarten beobachtet werden: systembezogene und normenbezogene Umsetzungsfehler.

Die systembezogenen Umsetzungsfehler betreffen vorrangig die Projektorganisation, die Planung und Durchführung der einzelnen Projektschritte und die Abstimmung des Systems mit anderen Managementsystemen.

Die normbezogenen Umsetzungsfehler entstehen bei der Analyse der einzelnen Normforderungen (ISO 9001 + ISO 14001) sowie bei der Planung und Umsetzung der Maßnahmen, mit denen die Normforderungen erfüllt werden sollen.

Es würde zu weit führen, an dieser Stelle auf die einzelnen Fehlerursachen einzugehen (falls gewünscht, können wir das an anderer Stelle nachholen). Wir kennen jedenfalls Möglichkeiten, Maßnahmen und Wege, diese Fehler zu vermeiden und vermitteln dies in unseren Beratungen.

Wir erkennen bei der Einführung oder durch unsere Tätigkeit als externe Auditoren von QM-Systemen – vor allem, wenn kein kompetenter externer Berater hinzugezogen wird – dass dabei nicht methodisch und systematisch vorgegangen wird. Wir empfehlen daher ein systematisches Vorgehen anhand eines Phasenschemas mit 8 Phasen, das wir in vereinfachter Form nachstehend darstellen. Je nach den individuellen Gegebenheiten in der Organisation ist es nicht zwingend notwendig, sich genau nach diesem Phasenschema zu richten.

A propos externer Berater: wir halten nicht viel von Marketingaussagen wie: „wir schreiben Ihr Handbuch“, „wir erstellen Ihre Verfahrensanweisungen“, „wir führen Ihr internes Audit durch“ u.a.m. Dies hat nach unseren Erfahrungen mangelnde Identifikation bei Führungskräften und Mitarbeitern zur Folge. Ein leistungsfähiges QM-System ist immer ein unternehmensindividuelles System, das insbesondere von den Ansprüchen der interessierten Parteien, internen Anforderungen und den Kernkompetenzen bestimmt wird. Einführung bzw. Verbesserung eines Systems ist ein Gemeinschaftsprojekt, das der Mitwirkung möglichst aller Mitarbeiter (Mitarbeiterinnen) bedarf.

Sie sollten sich auch die Frage beantworten, welche Schritte des Projekts kritisch erscheinen oder welche Kompetenzen im Unternehmen eher schwach besetzt sind. Daraus leiten sich die Stellen ab, wo ein Beratereinsatz zu diskutieren ist.

Das generelle Ausschließen externer Unterstützung ist dabei genauso ein Erfolgsrisiko wie das komplette Delegieren der Verantwortung auf den Berater.

Und hier nun ein mögliches Phasenschema:

 

Phase	Projektschritte
Projektvorbereitung	■Vorplanung der Geschäftsleitung (Qualitätspolitik, vorläufige Qualitätsziele, Motivationsmaßnahmen, Freigabe der Ressourcen) ■Ernennung eines QMB (?) ■Bildung einer QM-Projektgruppe ■ evtl. Ernennung eines Projektleiters, falls nicht QM ■Informationsveranstaltung ■Erstellung eines Zeitplans mit Aufgabenzuweisung
Vorbereitung und Schulung (Aufstellung eines Schulungsplans)	■QM-Grundlagenschulung aller Führungskräfte und Mitarbeiter ■ spezifische Schulungen zur Umsetzung der Normforderungen ■ Schulung von QM-Techniken
Ist-Analyse (kann durch weitere Schritte und Aufgaben detaillierter gestaltet werden)	■ Beschreibung der Aufbauorganisation ■ Beschreibung und Klassifizierung der QM-Prozesse (Prozesslandschaft) ■ Beschreibung der Wechselwirkungen und Schnittstellen ■ Sichtung der vorhandenen Dokumente ■ Schwachstellenanalyse
Sollkonzeption	■ Planung der erforderlichen Maßnahmen ■ Umsetzung der geplanten Maßnahmen
Dokumentation des QM-Systems	■ Erstellung des QM-Handbuches und der geforderten dokumentierten Information (Unterstützung durch uns) ■ Freigabe und Verteilung der Dokumente
Interne Auditierung des QM-Systems	■ Durchführung eines internen System-Audits über das gesamte QM-System ■Beseitigung der festgestellten Schwachstellen
Zertifizierung	■ Vor-Audit (optional) ■ Prüfung der Dokumentation durch die Zertifizierungsgesellschaft ■Zertifizierungsaudit
Weiterentwicklung des QM-Systems	■ Implementierung eines KVP, Durchführung regelmäßiger Verbesserungsworkshops und Qualitätszirkel ■ Pflege des Systems ■regelmäßige Durchführung interner Audits ■ Schwachstellenbeseitigung